วันอังคารที่ 20 กันยายน พ.ศ. 2559

หลักการดำเนินการจัดทำคู่มือ



ส่วนของผู้จัดทำคู่มือการใช้งาน

 ก่อนที่จะลงมือจัดทำคู่มือนั้น ควรคำนึงถึงขั้นตอนและกระบวนการจัดทำที่ถูกต้องและเหมาะสม โดยศึกษาให้เข้าใจถึงขั้นตอนและกระบวนการจัดทำที่ถูกต้องว่ามีขั้นตอนการดำเนินการอย่างไร จากนั้นจึงนำไปใช้เพื่อเป็นแนวทางในการลงมือปฏิบัติจริง เมื่อเราต้องการจัดทำคู่มือ สำหรับโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งในระบบ
การปฏิบัติงาน มีขั้นตอนดังนี้
1.     ติดต่อสอบถาม ส่วนงานที่ต้องทำจากหัวหน้าฝ่ายงาน
2.     ทำการศึกษาข้อมูลที่ต้องในการทำงาน เช่น รูปแบบการสร้างคู่มือการใช้งาน
3.     ทำการเก็บข้อมูล หรือจดบันทึกสิ่งที่ทำไว้ ดังนี้
·     เก็บระหว่างปฏิบัติงาน เช่น คำสั่งจากหัวหน้า, ข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ เมื่อปฏิบัติยังไม่เสร็จ
·     เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น บันทึกสรุป, งานที่ต้องส่ง เมื่อไม่มีอะไรต้องปฏิบัติอีก
·     การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ เช่น เป็นตัวอย่าง, ปรับปรุง/แก้ไข เมื่อใช้ปฏิบัติงานประจำ
4.     เริ่มต้นทำงาน เมื่อมีข้อมูลพร้อมใช้งาน (ต้องฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อพัฒนาก้าวสู่มืออาชีพ)
5.     ตรวจสอบงาน ทบทวนงานที่ทำ เช่น สัญลักษณ์, แทบ, ขนาด, ช่องไฟ, ตัวอักษร, รูปภาพ และคำผิด เป็นต้น
6.     สรุปงาน เช่น สิ่งที่ตนทำในวันนั้น รายงานที่ต้องส่งหัวหน้าฝ่าย หรือเมื่อมีการ Update งานส่วนต่างๆ
7.     บันทึกสิ่งที่ต้องทำวันต่อไป เพื่อใช้เป็นข้อมูลในส่วนที่ตนต้องทำ
การดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูล  ให้ผู้จัดทำคู่มือ ทำการเข้าศึกษาวิเคราะห์ขั้นตอนกระบวนการทำงานของโปรแกรม รูปแบบวิธีการที่ใช้ระบุเงื่อนไขข้อมูล การป้อนข้อมูล การประมวลผลลัพธ์ และการแสดงผลรายละเอียดข้อมูลที่ถูกต้อง แล้วทำการเก็บรวบรวมข้อมูลดังตารางตัวอย่าง

ชื่อระบบงาน/ตัวย่อ
ชื่อโปรแกรม/รหัส
ใช้เวลาทำ
(ชั่วโมง/นาที)
สรุปผลการเก็บรวบรวมข้อมูล
1. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
0 ชม. / 30.
เก็บข้อมูลรายงาน และ หน้าจอโปรแกรม
2. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
1 ชม. / 00.
เก็บข้อมูลรายงาน และ หน้าจอโปรแกรม
3. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
0 ชม. / 30.
เก็บข้อมูลรายงาน และ หน้าจอโปรแกรม
5. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
1 ชม. / 15 น.
เก็บข้อมูลรายงาน และหน้าจอ โปรแกรม และอื่นๆ
6. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
1 ชม. / 15 น.
เก็บข้อมูลรายงาน และหน้าจอ โปรแกรม และอื่นๆ
7.ระบบAAAA
โปรแกรมบันทึกระบบAAAA
1 ชม. / 30.
เก็บข้อมูล และหน้าจอ โปรแกรม และอื่นๆ
8. ระบบAAAA
โปรแกรมบันทึกระบบAAAA
1 ชม. / 00.
เก็บข้อมูล และหน้าจอ โปรแกรม และอื่นๆ

การดำเนินการจัดทำคู่มือการใช้งาน  โดยผู้จัดทำศึกษาขั้นตอนรูปแบบของการจัดทำคู่มือ และกระบวนการทำงานของโปรแกรมนั้นให้เข้าใจ จากนั้นจึงทำการจัดทำคู่มือการใช้งาน แล้วเก็บบันทึกข้อมูลดังตาราง

ชื่อระบบงาน/ตัวย่อ
ชื่อโปรแกรม/รหัส
ใช้เวลาทำ
(ชั่วโมง/นาที)
สรุปผลการจัดทำ
1. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
1 ชม. / 00.
ค้นหาข้อมูลไม่ได้ ขาดข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา (ขาดหน้าจอ)
2. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
1 ชม. / 20.
โปรแกรมใช้งานได้ดี ค้นหาข้อมูลได้ สมบูรณ์ (รอตรวจ)
3. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
1 ชม. / 15 น.
โปรแกรมใช้งานได้ดี รายงานมีข้อมูล สมบูรณ์ (รอตรวจ)
4. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
1 ชม. / 15 น.
โปรแกรมใช้งานได้ รายงานไม่มีข้อมูล
5. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
3 ชม. / 10.
โปรแกรมใช้งานได้ รายงานไม่มีข้อมูล

ตรวจสอบคู่มือการใช้งาน  เมื่อจัดทำคู่มือเสร็จแล้ว ทำการตรวจสอบทบทวนงาน ก่อนส่งมอบ เช่น สัญลักษณ์, แทบ, ช่องไฟ, ขนาดตัวอักษร เป็นต้น เพื่อประสิทธิภาพของคู่มือการใช้งาน แล้วทำการเก็บบันทึกข้อมูล ดังตาราง

ชื่อระบบงาน/ตัวย่อ
ชื่อโปรแกรม/รหัส
สรุปผลการตรวจ
1. ระบบAAAA
โปรแกรมสอบถามข้อมูลระบบAAAA
ตรวจสอบเรียบร้อย(ผ่านพร้อมส่ง)
2. ระบบAAAA
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
ตรวจสอบเรียบร้อย(ไม่ผ่าน)
3. ระบบAAAA
โปรแกรมบันทึกระบบAAAA
ยังไม่ตรวจสอบ
4. ระบบAAAA
โปรแกรมบันทึกระบบAAAA
ยังไม่ตรวจสอบ
5. ระบบAAAA
โปรแกรมบันทึกระบบAAAA
ยังไม่ตรวจสอบ

เตรียมดำเนินการวันถัดไป  เพื่อความรวดเร็วในการทำงานของผู้จัดทำคู่มือ ต้องบันทึกสิ่งที่ต้องทำในวันถัดไป เพื่อใช้เป็นข้อมูลที่จะทำในวันนั้น ดังตาราง

บันทึกเมื่อวันที่
ทำเมื่อวันที่
รายการที่ได้รับมอบหมาย/สิ่งที่ต้องทำวันถัดไป
หมายเหตุ
00/00/2558
00/00/2558
โปรแกรมพิมพ์รายงานระบบAAAA
ยังทำไม่เสร็จ
00/00/2558
00/00/2558
โปรแกรมสอบถามระบบAAAA
ยังทำไม่เสร็จ
00/00/2558
00/00/2558
รับคำสั่งการทำงาน จากหัวหน้างาน ให้ทำส่วน ของโปรแกรมบันทึกระบบAAAA ในวันถัดไป
เมื่อผู้สั่งงานไม่อยู่ ได้สั่งหมอบหมายงานไว้
00/00/2558
00/00/2558
รับคำสั่งการทำงาน จากหัวหน้างาน ให้ทำส่วน ของโปรแกรมบันทึกระบบAAAA ในวันถัดไป
เมื่อผู้สั่งงานไม่อยู่ ได้สั่งหมอบหมายงานไว้
00/00/2558
00/00/2558
รับคำสั่งการทำงาน จากหัวหน้างาน ให้ทำส่วน ของโปรแกรมบันทึกระบบAAAA ในวันถัดไป
เมื่อผู้สั่งงานไม่อยู่ ได้สั่งหมอบหมายงานไว้



ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น