การจัดทำคู่มือการใช้งานระบบ
หมายถึง การออกแบบกระบวนการ
รูปแบบขั้นตอนการทำงานของระบบงาน ที่ได้ทำการทดลองใช้ ปรับปรุงแก้ไข และตรวจสอบประสิทธิภาพ
ของโปรแกรมในระบบนั้นแล้วจึงจัดทำขึ้น โดยคำนึงถึง รูปแบบการใช้งานที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน
และใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน
ได้ทำการศึกษาการใช้งานในระบบ กระบวนการเข้าถึงส่วนต่างๆ ของโปรแกรม
การเชื่อมโยงจากโปรแกรมหนึ่งไปโปรแกรมหนึ่งได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
จึงทำให้ผู้ใช้งานมีความเข้าใจในระบบได้ง่ายขึ้น และสามารถใช้ระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
องค์ประกอบของการจัดทำคู่มือ
อย่างมีประสิทธิภาพ
1. ความเรียบง่าย
(Simplicity)
มีรูปแบบที่เรียบง่าย
ไม่ซับซ้อน และใช้งานได้อย่างสะดวก แม้ว่าจะมีข้อมูลนั้นอยู่มากมาย
ใช้ชนิดและสีของตัวอักษรไม่มากจนเกินไปจนเกิดความสับสน ในส่วนตัวเนื้อหาก็จะใช้ตัวอักษรสีดำบนพื้นสีขาวตามปกติ
และไม่มีการเปลี่ยนสี ตัวอักษร ที่ทำให้สับสนแต่อย่างใด
สรุปว่าหลักสำคัญของความเรียบง่ายก็คือ
การสื่อเนื้อหาถึงผู้ใช้โดยจำกัดองค์ประกอบเสริมที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอให้เหลือเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น
2. ความสม่ำเสมอ
(Consistency)
สามารถสร้างความสม่ำเสมอให้กับคู่มือการใช้งาน
ใช้รูปแบบเดียวกันตลอดทั้งคู่มือ เนื่องจากผู้ใช้จะรู้สึกเหมือนกับว่า
นั้นเหมือนสถานที่จริง ถ้าลักษณะของแต่ละหน้าใน โปรแกรมในระบบเดียวกันนั้นแตกต่างกันมาก
ผู้ใช้จะเกิดความสับสนและไม่แน่ใจว่ากำลังอยู่ในส่วนเดิมหรือไม่
ดังนั้นรูปแบบของคู่มือการใช้งาน ที่ใช้ควรมีความคล้ายคลึงกันตลอดทั้งคู่มือ เช่น
ปุ่มการทำงาน สัญญาลักษณ์ที่ใช้ ขนาดตัวอักษร ความห่างของช่องไฟ หน้าโปรแกรมต่างๆ
ในระบบ และโทนสี ซึ่งสามารถยืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสม และความสวยงาน
3. เนื้อหาที่มีประโยชน์
(Useful
Content)
เนื้อหาถือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในคู่มือการใช้งาน
ดังนั้นในคู่มือควรจัดเตรียมเนื้อหาและข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ
ให้ถูกต้องและสมบูรณ์ โดยมีการปรับปรุงและเพิ่มเติมให้ทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ
4. คุณภาพการออกแบบ
(Design
Stability)
ถ้าอยากให้ผู้ใช้รู้สึกว่าคู่มือการใช้งาน
มีคุณภาพถูกต้อง และเชื่อถือได้ ก็ควรให้ความสำคัญกับการออกแบบ เป็นอย่างมาก
เช่นเดียวกันกับสื่อประเภทอื่น ๆ ที่ต้องออกแบบและเรียบเรียงเนื้อหาอย่างรอบคอบ ที่ทำขึ้นมาอย่างลวก
ๆ ไม่ได้มาตรฐานการออกแบบและการจัดระบบข้อมูลนั้น เมื่อมีข้อมูลเพิ่มมากขึ้นเรื่อย
ๆ ก็จะเกิดปัญหาและไม่สามารถสร้างความน่าเชื่อถือได้
5. สำรวจตรวจเช็คการใช้งานระบบที่ถูกต้อง
(Functional
Stability)
ระบบการทำงานต่าง
ๆ จะต้องมีความแน่นอนและทำหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น
ถ้ามีแบบฟอร์มให้ผู้ใช้กรอกข้อมูล ก็ต้องแน่ใจว่าฟอร์มนั้นสามารถใช้งานได้จริง
หรืออย่างง่ายที่สุดก็คือ Link ต่าง ๆ
ที่มีอยู่นั้นต้องเชื่อมโยงไปยังหน้าที่มีปรากฏอยู่จริงและถูกต้องด้วย
ความรับผิดชอบ คือ ระบบเหล่านั้นต้องใช้งานได้ตามความเป็นจริง ตั้งแต่หน้าแรกและยังคงต้องคอยตรวจเช็คอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านั้นยังทำงานได้ดี
โดยเฉพาะหน้า ที่ Link เชื่อมไปยัง โปรแกรม อื่นที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา
โดยที่ไม่รู้เรื่อง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น